Tervetuloa mukaan Stremetin ensimmäisen blogisarjan pariin. Tarjoamme sinulle asteittain 12 vinkin oppaan, joka opastaa sinua älykkäämpään ja edullisempaan ostamiseen. Pysy mukana ja nauti eduista!
1. Määrittele ostoerän koko yhdessä toimittajan kanssa
Haluamme auttaa sinua tekemään viisaita päätöksiä ostojen suhteen. Yksi tärkeä näkökohta on ostoerän koko.
Todennäköisesti on edullisempaa ostaa levyllinen osia kerralla kuin puoli levyllistä osia kahdella eri ostokerralla. Tämä johtuu siitä, että useimmiten toimittajat voivat tarjota parempia hintoja suurempien tilausten yhteydessä.
Tiedätkö, miten nykyinen toimittajasi nestaa nimikkeesi? Olemme huomanneet, että toimittajien tapa nestasta nimikkeitä vaikuttaa oleellisesti kappalehintaan. Siksi onkin tärkeä selvittää, miten nykyinen toimittajasi järjestää osat levyille. Jos toimittaja hyödyntää levyjen käyttöä tehokkaasti, se voi alentaa kappalehintaa ja tehdä ostamisesta entistäkin kannattavampaa. Levyn hyötykäytöllä on siis iso vaikutus kappalehintaan. Kun teet yhteistyötä toimittajan kanssa, voit määritellä ostoerän koon optimaalisesti. Tämä auttaa sinua saavuttamaan parhaan mahdollisen hinnan osillesi.
Haluamme tarjota sinulle vinkin, joka auttaa sinua saavuttamaan parhaan mahdollisen tuloksen:
Osta oikean kokoisia eriä. Mieti tarkasti ostoerän kokoa levykohtaisesti. Näin voit varmistaa kustannustehokkaan hinnan ja saada enemmän vastinetta rahallesi.
2. Älä oleta, että toimittaja tietää kaiken tarvittavan – varmista, että hän tietää
Oletus on pahimpia virheitä mitä voidaan tehdä. Kun oletetaan, syntyy melko varmasti jokin virhe, joka voi vaikuttaa yksittäisen tilauksen hintaan tai pahimmillaan jopa asiakassuhteeseen.
Ostaminen ei ole helpoin laji, koska ostettavia nimikkeitä on todennäköisesti riittävästi ja hallittavia toimittajia myös paljon. Myös yrityksillä on omia ohjeita ostamisen suhteen, jotka kuitenkin hyvin usein liittyvät varaston arvoon ja ostohintoihin. Toimittajan näkökulmasta olisi tärkeää saada tietoa niin paljon kuin mahdollista, jotta toiminta ostajan kanssa olisi mahdollisimman sujuvaa. Meillä Stremetillä yksi asiakastyytyväisyytemme kohta on toiminnan sujuvuus.
Yhteistyön sujuvuus ja tehokkuus ovat kuitenkin avainasemassa menestyksekkäässä toimitusprosessissa alihankkijalle. Siksi onkin äärimmäisen tärkeää, että kommunikaatio toimittajan kanssa on selkeää ja helppoa. Selkeys tarkoittaa sitä, että mitään ei tarvitse arvata tai olettaa ja täten ostettavan nimikkeen lopullinen kustannus on molemmille osapuolille etukäteen selvillä.
Tässä muutama esimerkki:
- Tilaan saman määrän kuin viimeksikin.
- Laita tulemaan sama setti kuin viimeksikin.
- Ei annettu pakkausohjetta ja reklamoidaan jälkikäteen esimerkiksi lavan korkeudesta.
- Ei kerrottu, että kappale tulisi myös maalata.
- Nimikkeen materiaali on muuttunut paksummaksi, mutta asiakas haluaisi saman hinnan.
- Nimikekoodi ei vastaa tilattavaa osaa.
- Tilaus on kaikin puolin muuten selkeä, mutta ei kerrota mitä revisiota halutaan tilata.
- Tilaus olisi haluttu teholavalla eikä eurolavalla, koska asiakkaalla on pienemmät varastotilat.
- Laittakaa tulemaan, kun pystytte. Aikakäsitys vaihtelee todella paljon. Olisi selkeämpää ilmoittaa päivämäärä, mihin mennessä toimituksen tulisi olla perillä.
Ostaja ei voi olettaa, että toimittaja tietää kaiken tarvittavan yksityiskohdan tilaukseesi liittyen. On tärkeää tiedostaa, ettei toimittaja voi tietää asiakkaan pakkausohjeita, ellei niitä ole etukäteen selitetty. Samoin toimittaja ei voi tietää asiakkaan rahtisopimusnumeroa, jos sitä ei ole ilmoitettu. Ostettaviin nimikkeisiin liittyy hyvin usein myös laadullisia asioita, jotka tulisi ottaa huomioon. Joissain tapauksissa uusi toimittaja ei pysty näitä tietämään, koska niistä ei ole selkeästi ilmoitettu. Huomioon otettavaa on, että niin ostajan kuin toimittajan puolella vaihtuu henkilöitä. Olisi todella hyvä, jos tämä ei vaikuttaisi mihinkään. Valitettavasti niin kuitenkin välillä tapahtuu ja joskus se vaikuttaa paljonkin yhteistyön sujuvuuteen.
Sujuva yhteistyö, tehokas toimitusprosessi ja oikea ostohinta varmistetaan kommunikoimalla selkeästi ja antamalla kaikki tarvittavat tiedot etukäteen. Näin toimittaja voi varmistaa, että asiakkaan ohjeita noudatetaan tehokkaasti ja taloudellisesti.
Haluamme tarjota sinulle vinkin, joka auttaa sinua saavuttamaan parhaan mahdollisen tuloksen:
Kommunikoi selkeästi, erityisesti tarjous- sekä tilausvaiheessa. Kerro toimittajalle mieluummin liikaa tietoa kuin liian vähän. Älä oleta, vaan kerro. Lähetä toimittajalle ostajan ostoehdot ja vaatimukset. Tällä tavoin säästät aikaa ja rahaa, kun toimittajan ei tarvitse kysellä puuttuvia tietoja tai lisäkysymyksiä. Yhteistyössä on voimaa ja selkeä kommunikaatio on sen perusta.
3. Ennakoi määrät ja tee kotiinkutsuja
Ennusteiden avulla toimittaja pystyy ennustamaan tulevia tilauksia ja määriä yhtä tarkasti kuin ostajakin. Tämä toivottu kumppanuus lisää suunnitelmallisuutta tilaamisprosessissa mahdollistaen mm. sen, että alihankkijalla on varastossa varmasti riittävästi levyjä ennustettavan määrän tekemiseen. Näin ollen alihankkija voi myös ennakoida kapasiteettiä ja henkilöstön määrää, mikäli ennusteet näyttävät olevan niin paljon ylöspäin, että normaali pelivara ei riitä. Kun tilauksia sitten saapuu, ne eivät tule yllätyksenä ja ostaja ei myöskään koe yllätystä siinä, että kapasiteetti ei riitä tai toimitusaika on normaalia pidempi.
Toimitusvarmuus on ostajalle aina tärkeä. Ostajalla on mahdollisuus määritellä myös kotiinkutsueriä. Tällöin tuotannossa alihankkijalla on mahdollisuus ajaa kotiinkutsuerä haluamassaan aikataulussa, mikä helpottaa tuotannon suunnittelua. Käytännössä ajaminen tehdään silloin kun tuotannossa on eniten aikaa ja näin sitä ei tarvitse ajaa juuri sillä hetkellä, kun tilaus saapuu. Tämä parantaa tehtaan toimitusvarmuutta.
Kotiinkutsu on nopea tapa hankkia tarvittavat osat. Se soveltuu erinomaisesti komponenteille, joilla on erittäin nopea kiertonopeus ja nopea tarve tilauksesta toimitukseen. Komponenteissa kannattaa miettiä myös niiden kriittisyyttä ostajalla. Kriittisimmät komponentit voidaan kotiinkutsua, koska kotiinkutsun toimitusvarmuus on tyypillisesti 100 %. Vaikka varastoinnista syntyy pieni kulu, on 100 % toimitusvarmuus usein parempi vaihtoehto.
Haluamme tarjota sinulle vinkin, joka auttaa sinua saavuttamaan parhaan mahdollisen tuloksen:
Ennusta omat tilausmääräsi ja jaa ennusteet toimittajalle. Hyvä nyrkkisääntö ennusteelle on kaksi tai kolme kuukautta eteenpäin, johon sinulla on realistinen näkemys. Tee kotiinkutsuja, sillä se nostaa toimitusvarmuutta.
4. Yhden ostajan strategia
Tiedätkö, että monissa organisaatioissa yksi haaste on se, että tilauksia tehdään eri osastoilla tietämättä toistensa tekemistä tilauksista? Monissa tapauksissa tilaajan päässä on useita ostajia, jotka tekevät tilauksia ristiin rastiin. Tämä johtaa suureen määrään yksittäisiä ja erillisiä tilauksia. Joskus tulee jopa päällekkäisiä tilauksia, joita sitten ihmetellään alihankkijan päässä.
Ei ole epänormaalia, että saadaan uudelta ostajalta uusi nimike, jota ei ole ennen tehty. Kun tilausta tutkitaan, huomataan sen olevan itseasiassa tuote, jota emme edes voi tehdä. Usein näissä tapauksissa tilaus uudelta ostajalta on tullut vain väärälle alihankkijalle. Ei ole myöskään epänormaalia, että tilaus ostajalta A tulee maanantaisin ja ostajalta B perjantaisin. Joskus nimikkeet ovat samoja, mutta tilauspäivään vaikuttaa oma henkilökohtainen tottumus tehdä töitä omilla rutiineilla. Näissä tapauksissa ostajan henkilökohtaiset rutiinit määrittävät ostotiheyksiä ja määriä, kun oikea tapa tulisi olla aina yrityskohtainen. Samaan esimerkkiin rutiineista menee eri ostajien tietämys tilausten kappalemääristä. Joskus ajatellaan, että laitetaan jokin tilaus, jolla alihankkija varaa meille kapasiteettia ja sitten muutetaan määriä matkan varrella sen mukaan mikä oikea tarve tulee olemaan. Valitettavasti tällainen ajatus ei toimi alihankkijalla käytännössä sen jälkeen, kun tilaus on kuormitettu tuotantoon.
Meillä Stremetillä esimerkiksi muutos on aina uusi tilaus. Yksi selkeä tilaus on edullisin tapa tilata, kaksi pientä tilausta, jossa sama määrä on kalliimpi. Kun tilaajalla on useita ostajia voi myös tietämys alihankkijan kyvykkyydestä ja prosesseista olla heikko. Hiljaista tietoa ei ole kirjattu ostajan järjestelmiin ja tilaus uudelta ostajalta ei välttämättä sisällä kaikkia sovittua tietoa ja voi aiheuttaa hämmennystä alihankkijan päässä.
Haluaisimme ehdottaa ratkaisua tähän ongelmaan – yksi yhteyshenkilö, joka vastaa kaikista tilauksista. Kuvittele, jos yhteyshenkilö olisi aina sama henkilö, hän olisi tietoinen kaikista tilatuista tuotteista ja niiden määristä sekä alihankkijan prosessista ja saatavilla olevista palveluista. Lisäksi hän oppisi toimittajan erikoispiirteet, mikä johtaisi yleensä sujuvampaan yhteistyöhön. Tämän avulla voisimme välttää pienemmät tilauksen ja yhdistää kaksi tai kolmekin tilausta yhdeksi isommaksi tilaukseksi tai saman paksuiset osat samalle levylle samaan tilaukseen. Tämä parantaisi tehokkuutta ja säästäisi aikaa, vaivaa ja ehkä jopa rahaa kaikille osapuolille.
Haluamme tarjota sinulle vinkin, joka auttaa sinua saavuttamaan parhaan mahdollisen tuloksen:
Yksi ostaja per toimittaja. Parhaimmassa tapauksessa myös yksi alihankkija, jolta saat kaiken tarvitsemasi samasta talosta, mikä näin helpottaa ostajan työtä. Onko tämä jotain, mistä haluaisit keskustella tarkemmin? Ota rohkeasti yhteyttä, niin voimme suunnitella yhteistyötä entistä tehokkaammaksi ja sujuvammaksi. Anna meidän auttaa sinua yksinkertaistamaan tilausten hallintaa ja parantamaan toimitusten laatua.
5. Ajantasaiset teknilliset piirustukset
Alihankinnassa teknisten piirustusten rooli on todella merkittävä ja täysin olennainen. Silti on melko normaalia, että puutteellinen kuva lähetetään alihankkijalle ja pyydetään tekemään parhaamme. Kysymys ei ole siitä, etteikö alihankkija osaisi vaan siitä, että tiedon metsästäminen vie valtavasti aikaa. Koska kyseinen tuote ei ole oma, ei haluta arvata, mitä loppuasiakas haluaa. Laadukkaan lopputuloksen kannalta tieto on oltava, jotta ei tarvitse arvata.
Piirustuksista tulee käydä ilmi tarvittavat ja riittävät tiedot, jotka ovat välttämättömiä kappaleen valmistuksessa. Näihin tietoihin kuuluvat ainakin halutun kappaleen paksuus, materiaali ja mitoitukset sekä levityskuvana että taittomitoissa ja suunnissa. Lisäksi on tärkeää ilmoittaa myös kappalemäärät ja mahdolliset pintakäsittelyt tai muu pinnan laatuvaatimus. Näin voimme varmistaa, että valmis kappale vastaa täysin odotuksianne ja tarpeitanne.
Suosittelemme käyttämään DXF-, DWG- tai STEP-muotoja, jotka ovat yhteensopivia suurimman osan käytössä olevien järjestelmien kanssa. Lisäksi toivomme, että kappaleiden kuvat lähetetään myös PDF-kuvana. Olisi toivottavaa, että kappaleen kuva on identtinen kaikissa tiedostoissa eikä esimerkiksi nimellä osa 1. Lähettävälle on varmasti selvää mikä osa 1 on, mutta alihankkijan päässä puuttuva tietoa katoaa, kun eri ihmiset käsittelevät asiaa. Huolehdi siis myös kuvien asiallinen nimeäminen. Nimeäminen koskee myös revisioita, jotka olisi hyvä nähdä heti ilman avaamatta tiedostoa. Haaste on sekin, että tallennetaan vahingossa vanhan kuvan päälle uusi revisio, jolloin historiatiedosto meni hukkaan.
Voitte luottaa siihen, että Stremetin ammattitaitoinen tiimimme käsittelee kaikki asiakkailta tulleet tekniset piirustukset erittäin huolellisesti. Varmistamme jokaisen kohdalla, että kaikki tarvittavat tiedot ovat selkeitä ja käytettävissämme kappaleen valmistukseen. Haluamme taata asiakkaillemme optimaalisen valmistusprosessin sekä laadukkaan ja kustannustehokkaan tuloksen. Valitettavasti tämä ei ole mahdollista, jos kuvien laadussa on paljon toivomisen varaa. Suosittelemme tässäkin asiassa hyvin vahvasti samaa vinkkiä kuin aiemmin. Piirtämis- ja merkintätavat tulisi yhtenäistää eikä niin, että jokainen suunnittelija saa jättää oman merkkinsä haluamallaan tavalla. Kun kuvissa on selkeä linja, ovat ne myös alihankkijalle selkeitä ja kustannustehokkaampia valmistaa.
Haluamme tarjota sinulle vinkin, joka auttaa sinua saavuttamaan parhaan mahdollisen tuloksen: